| Участие Института в выставочной деятельности (далее ВД) в современных условиях возможно и необходимо при условии осмысленного и планомерно подготовленного набора мероприятий, повышающих эффективность каждой конкретной выставки. Для выработки таких мероприятий необходимо детально проанализировать основные этапы ВД.
Планирование ВД на очередной год включает:
1. сбор информации о выставочных мероприятиях на планируемый год;
2. определение соответствия тематики Института этим выставкам;
3. формулировка целей участия в каждой выставке;
4. анализ возможности участия по следующим параметрам:
- наличие готового выставочного материала;
- наличие финансовых ресурсов;
- возможность использования требующихся кадров;
- наличие времени на подготовку.
Подготовительный этап ВД предусматривает:
1. рассылку информации о выставке по подразделениям Института;
2. оповещение партнеров об участии Института в выставке;
3. сбор и анализ ответной информации;
4. формулирование цели и планирование результата выставки;
5. принятие решения об участии в выставке;
6. проведение мероприятий для участия в выставке:
- подготовка финансовых и товарных документов;
- оформление рекламных и демонстрационных материалов;
- подготовка специалистов по работе на выставке;
- отправка выставочного груза;
- командирование участников выставки.
Проведение выставочного мероприятия включает:
1. транспортировку выставочного груза в павильон;
2. монтаж выставочной экспозиции в павильоне;
3. работу представителей Института на стенде:
- общение с посетителями выставки;
- демонстрация рекламных роликов;
- демонстрация действующих образцов экспозиции;
- ведение журнала посетителей;
- организация и проведение презентации разработок;
- передача рекламных материалов;
- обмен базами данных с партнерами;
- подготовка к подписанию соглашений, договоров, контрактов;
4. демонтаж экспозиции и отправка выставочного груза;
5. отъезд участников выставки.
Послевыставочный период предусматривает:
1. подготовку отчета о результатах выставки и его утверждение;
2. анализ результатов выставки и выработка предложений по их улучшению;
3. оценка эффективности выставочного мероприятия;
4. контроль выполнения принятых договорных обязательств;
5. получение и хранение выставочных грузов;
6. обновление рекламных выставочных материалов и экспонатов;
7. размещение на сайте и в печати результатов выставки;
8. обучение специалистов по выставочной работе. |
